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Effiziente Meetings

Meetings effizient planen und durchführen

Das sollten Sie bei Meetings beachten

  • Regelmäßig sollten sie stattfinden! Am besten wöchentlich. Immer am gleichen Tag zur gleichen Uhrzeit.
  • Bestimmen Sie einen Protokollführer, der das Besprochene mitschreibt und abwesenden Mitarbeitern die Ergebnisse schriftlich weiterleitet.
  • Sie sollten einen festgelegten Zeitrahmen einhalten. Besprechungen sollten maximal 30 Minuten dauern. Planen Sie pro Tagesordnungspunkt jeweils eine bestimmte Zeit, z.B. fünf Minuten, ein. Der Zeitrahmen sollte den Mitarbeitern bekannt sein.
  • Bestimmen Sie einen Zeitwächter, der darauf achtet, dass die Runde im Zeitrahmen bleibt.
  • Themen, die nicht innerhalb von maximal 5 Minuten eindeutig geklärt werden konnten, verschieben Sie mit einer Aufgabenverteilung auf das nächste Meeting. (z.B. weitere Informationen, erste Erfahrungen sammeln …)
  • Ihre Mitarbeiter müssen bereits vorab wissen, worum es geht und können sich vorbereiten. Hängen Sie ein leeres Blatt mit der Überschrift „Darüber sollen reden“ auf. Jeder Mitarbeiter, dem etwas auf der Seele brennt, schreibt sein Thema selbst auf und es ist für alle sichtbar. Diesen Aushang nehmen Sie als Tagesordnungsblatt.
  • Achten Sie darauf, dass die Besprechung in einer störungsfreien Atmosphäre stattfindet. Sorgen Sie dafür, dass jemand in dieser Zeit das Telefon bedient.
  • Bestimmte Themen sollten Sie in regelmäßigen Abständen behandeln. Berichte der Unternehmensleitung, Organisatorisches oder Veranstaltungen, die anstehen, sollten dann besprochen werden.
  • Die Moderation der Meetings sollte beim Ranghöchsten liegen. Versuchen Sie als Chef, auch kurze Monologe zu vermeiden. Schreiten Sie korrigierend ein, wenn es aus dem Ruder läuft und lassen Sie dann gleich wieder los. Ihre Mitarbeiter sollen lernen, eine Gesprächskultur zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
  • Als Vorgesetzter sollten Sie eher Fragen stellen, anstatt Reden zu schwingen (Was können wir tun, damit …? Wie könnte es uns gelingen, dass …? Was müssten wir tun, damit …?)
  • Das Ergebnis jedes Meetings muss eine eindeutige Maßnahmeliste sein (To-do-List) auf der festgehalten ist, WER, WAS bis WANN erledigt. Natürlich müssen Sie in der Folge die Erfüllung kontrollieren und notfalls sanktionieren. Setzen Sie bei der ersten Verfehlung eine Nachfrist von zwei bis vier Tagen und fordern Sie dann kompromisslos die Erfüllung ein.
  • Beim nächsten Meeting sprechen Sie wichtige Maßnahmen nochmals an und erfragen Sie die Erfahrungen, die die Mitarbeiter mit der jeweiligen Maßnahme gemacht haben. Notfalls können Sie gemeinsam korrigierend eingreifen.
  • Nicht erfüllte Maßnahmen werden als erstes in die neue To-do-Liste eingetragen, damit sie nicht vergessen werden können.

 

Mögliche Regeln für erfolgreiche Meetings

  1. Jeder redet nur für sich selbst.
  2. Wir verwenden „Ich-Botschaften“ (Ich empfinde …, Ich glaube …, Ich wünsche …, mich stört … anstelle von „Du bist …, du hast …, du denkst… und so weiter).
  3. Wir konzentrieren uns auf Lösungen und nicht auf Probleme.
  4. Wir fassen uns kurz und sind dabei möglichst konkret.
  5. Gleiches Rederecht für alle. Ganz egal welche Position wir innehaben.
  6. Unsere Ausdrucksweise ist wertschätzend und respektvoll. Schließlich arbeiten wir gemeinsam in einem Team.
  7. Wir vermeiden Übertreibungen, sondern erklären die Sachlage sachlich.
  8. Bestehende Konflikte werden sofort angesprochen und nicht unter den Teppich gekehrt. Differenzen werden umgehend geklärt.
  9. Wir lassen den Anderen ausreden und hören wirklich zu.
  10. Wir agieren Lösungsorientiert.

 

Dies ist lediglich ein Diskussionsvorschlag. Die endgültigen Regeln werden wir beim nächsten Meeting am ……………………………….  verabschieden.

 


Meeting-Anregungen für Führungskräfte

  1. Schriftliche Einladung aufhängen („Darüber sollen wir reden“). Wenn dieses Angebot nicht genutzt wird, selbst Themen aufschreiben und nur diese dann im Meeting tatsächlich besprechen. Der Rest wird auf nächstes Meeting vertagt.
  2. Für eine störungsfreie Atmosphäre sorgen (Setting: kein Kuchen, kein Kaffee, maximal Wasser auf dem Tisch)
  3. Drei Funktionen bestimmen:

Moderator: sorgt dafür, dass jeder zu Wort kommt. Dass sich die Gruppe an die Spielregeln hält. Achtet darauf, dass in Lösungen gedacht wird (achtet auch auf Positionskämpfe)

Zeitwächter: sorgt dafür, dass pro Thema maximal 5 Minuten verbraucht wird.

Schriftführer: Protokolliert. Die Ergebnisse und die konkrete Maßnahmenplanung (to-do-list)

  1. Gründe für das Meeting bekannt geben. Themenübersicht. (Warum sind wir heute hier?)
  2. Themen gewichten. Das Wichtigste immer als erstes behandeln.
  3. Der Reihe nach. Ein Punkt nach dem Anderen. Sich nicht verlieren und nicht zwischen den Themen springen. Konkrete Problemlösungen anstelle von langwierigen Palavern.
  4. Jedes Problem benötigt eine Lösung. Am besten kommen die Lösungsvorschläge von den Mitarbeitern (bewirkt eine höhere Verbindlichkeit in der Umsetzung).
  5. Konkrete Maßnahmen ableiten (Wer macht was bis wann?)
  6. Dauer der Besprechung maximal 30 Minuten.
  7. Zusammenfassen, bedanken und auf nächsten Termin hinweisen.

Vordruck als pdf: Darüber sollten wir reden

Vordruck als pdf: To-do-list